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.xls mit +20.000 Zeilen online

.xls mit +20.000 Zeilen online

Automatisieren bitte!

  • Warum werden Systeme nicht einfach online Verknüpft?
  • Wieso muss ich digitale Informationen in mehrfach Ablegen?
  • Wieso werden komplexe Übersichten in Excel nicht online verfügbar gemacht?
  • Wieso sind die Zahlungseingänge auf dem Bankkonto nicht direkt im Shopsystem hinterlegt?
  • Warum geht das Alles nicht einfacher?!

 

Solche Fragen, muss man sich als Mitarbeiter, Abteilungsleiter, Chef und Anwender doch täglich stellen, wenn die ToDo-Liste, das Lastenheft, die Auswertung des letzten Quartals per Excel-Tabelle über E-Mail reinflattert, oder nicht?

Beim praktischen Beispiel Dispotool bedeutet das: es wurden „Monstertabellen“ europaweit verschickt. Die vielen Daten sind wichtige Grundlagen der Zusammenarbeit mit Zulieferern, Kunden, Dienstleistern etc. nur hat das Handling sehr lange gedauert und war sehr sperrig.

Die von Herrvonundzu in Zusammenarbeit mit Weck & Poller (S&L) geschaffene Weblösung kombiniert die vorhandenen (Excel) Desktop-Visualisierungen mit den Vorteilen der webbasierten Darstellung. Die Daten werden nun nur noch an einer Stelle gepflegt und in einem System online aufgearbeitet – und das fast in Echtzeit.

Dazu waren mehrere Hürden zu meistern:

  1. Wie bekommt man die Daten vieler Systeme (Excel, Access, Speditionsdaten / Spics, Lieferscheine, Produktbilder aus der Mediathek etc.) gebündelt?
  2. Wie stellt man 1 Million Einzelinformationen online dar, ohne, dass die Performance unerträglich schlecht ist?
  3. Wie visualisiert man das in einem diversifizierten Nutzerfeld, die jeweils hochgradig individuelle Ansprüche an Inhalt, Optik und Funktion haben – und dazu noch andere Sprachen sprechen?

 

Die einfache Antwort: man erstellt eine Plattform die über den Browser weltweit erreichbar ist und nutzt dazu die modernsten OpenSource-Technologien.

 

Die Funktionsweise relativ simpel:

  1. Alle Datenströme werden zentral in einer Accessdatenbank kanalisiert
  2. Die Daten werden nach Themen/ Funktionsgruppen sortiert und z.B. als XML, .csv oder JSON exportiert
  3. Ein autmatisierter Upload gleicht diese Datenpakete mit einem Webserver ab
  4. Der Webserver übernimmt das Konsolidieren der Informationen und erstellt daraus eine für die Anwendung passende Datenbank (php > MySQL)
  5. Alle Informationen werden im JSON-Format aufbereitet und von einer Javascript-Anwendung (Datatables)  und im Browser angezeigt

Klingt soweit ganz einfach. Die Entwicklung der nötigen Anwendungen und Schnittstellen hat inkl. der Umsetzung ca. drei Monate gedauert und wurde bis zum heutigen Tag um weitere Funktionen erweitert.

Die größte Tabelle enthält 15.000 (!) Zeilen und hat knapp 50 Spalten. Das bedeutet man hat in dieser Tabelle knapp 750.000 Werte stehen die alle individuell gefiltert werden können. Zudem werden spezielle Spalten um weitere Informationen beim Aufbau der Tabelle ergänzt. So sind Echtzeitengpässe zur frühzeitigen Eskalation, Summen, weitere führende Links zum Lieferschein oder Ähnliches möglich. Alles mit einem einzigen Ziel: alle Informationen schnell und übersichtlich in ansprechender Form zu liefern. Weltweit.

 

mercedes_benz_dispotool_datenmonitoring_software_webbasiert_usermanagement_verwaltung_online_excelschnittstelle_php_mysql_individualsoftware_datatables

 

Es können große Tabellen mit bis bis zu 100 Spalten und tausenden von Datensätzen in kürzester Zeit beim Benutzer angezeigt und z.B. komfortabel durchsucht werden. Zusätzliche Funktionen wie das Ein- und Ausblenden von Spalten, individuelle Darstellungsreihenfolgen, Exporte etc. runden das Benutzererlebnis ab. Kombiniert mit einer Userverwaltung können nun mehrere Nutzer im System arbeiten und dies ihren individuellen Bedürfnissen anpassen. Die dafür nötigen Technologien sind zum einen jQuery und das Datatables (Plugin) sowie die Serverseitigen Systeme zur Datenbanksteuerung (z.B. php, MySQL).

 

Fazit

Die Möglickeiten sind je nach Problemstellung unterschiedlich – klar, grundlegend macht es aber keinerlei Sinn bereits digital erfasste Informationen mehrfach / redundant anzulegen, sobald mehrere Benutzer darauf zugreifen müssen und die immer gleichen Inhalte einfach nur optisch abgewandelt ausgegeben werden.

 

Ausblick

Dieses Beispiel hat noch Ausbaumöglichkeiten: Es ist denkbar die Daten auch wieder zum Ursprung zurück zu leiten und so eine „Editierfunktion“ einzubinden, die Liveanpassungen ermöglicht. Ebenso sind Planspiele / „Was wäre wenn“ Szenarien denkbar. Sobald die Daten in einem „schnellen Webformat“ zur Verfügung stehen ist es ein Leichtes verschiedenste Ansichten auszugeben die dann auch auf mobilen Endgeräten darstellbar sind und sogar in Apps einfließen können. Der Fantasie sind (wie immer) keine Grenzen gesetzt, außer durch das Budget.

 

Schön und gut, aber was kostet das? Auf jeden Fall weniger als Sie denken.

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